La formazione dei prezzi con il gestionale

 

La velocità dell’utente nell’eseguire le operazioni di ingresso, o variazione dei dati, inerenti ad una referenza dipende anche dalla possibilità di impostare i prezzi in automatico partendo da un prezzo di acquisto predefinito. Ma non basta. Trattare i prezzi all’interno di una procedura software è un’operazione molto delicata soprattutto quando riguarda la modifica degli stessi in fase di variazione dei listini. Prendiamo ad esempio il caso dell’azienda XY che fornisce tutta la gamma di concimi e antiparassitari. Il punto vendita nel corso dell’anno acquista dall’azienda e crea un listino specifico per la propria clientela. Dopo un anno l’azienda decide di variare i prezzi, comunicando il nuovo listino al centro giardinaggio. Viene da sé che l’utente che deve operare la variazione dei dati non può modificarli uno ad uno. Quindi la procedura software dovrebbe avere al suo interno delle funzioni ben specifiche che possano modificare il listino, per esempio di un reparto, con modalità automatiche. Ricostruiamo di seguito  il  percorso-tipo della determinazione del prezzo di uno o più prodotti e le successive modifiche e come vengono gestite dalla procedura informatica installata presso il punto vendita.

LA FORMAZIONE DEL PREZZO IN INGRESSO

All’arrivo del prodotto nel punto vendita l’addetto al carico di magazzino deve procedere all’inserimento della quantità ordinata al fornitore per generare una giacenza. Accanto alle informazioni relative alla quantità e al prezzo di acquisto l’utente deve creare il prezzo di listino che verrà impiegato per poter effettuare la vendita alla cassa tramite scontrino o fattura. Solitamente esistono due campi dedicati allo scopo: un prezzo comprensivo di iva e un prezzo senza iva. Questa distinzione si rende necessaria per emettere i documenti fiscali in due situazioni ben distinte. Nel primo caso il prezzo ivato viene utilizzato per emettere uno scontrino fiscale, mentre nel secondo caso il prezzo viene utilizzato per effettuare una fattura che prevede la separazione tra l’imponibile e l’iva. La formazione del prezzo deve poter avvenire in modo automatico sostanzialmente in due modi:

-      creazione del prezzo di vendita a partire dal ricarico

-      imputazione del prezzo finale con ricalcolo del prezzo e del ricarico

L’addetto al carico di magazzino deve poter disporre della percentuale di ricarico che secondo l’analisi di bilancio è quella ritenuta idonea per garantire un margine operativo adeguato. A questo punto imputando tale percentuale il software deve essere in grado di calcolare i due prezzi (p.o.s. e non ivato) con gli arrotondamenti scelti dall’utente. La seconda modalità di creazione del prezzo funziona “a ritroso” nel senso che partendo da un prezzo al pubblico (p.o.s.) già conosciuto, magari perché consigliato dalla stessa azienda fornitrice, il programma ricalcola la percentuale di ricarico e il prezzo senza iva. Questi automatismi hanno il duplice obiettivo di velocizzare l’operazione di carico e ridurre al minimo l’errore dell’operatore che in assenza di una creazione automatica del prezzo dovrebbe definire il prezzo mediante l’ausilio di una calcolatrice per poi trasferirlo all’interno della procedura. Infine per non rendere troppo rigido il sistema di attribuzione dei prezzi, soprattutto in fase di vendita con scontrino, deve esserci la possibilità da parte dell’addetto alla cassa di poter attribuire un prezzo istantaneo soprattutto per quanto riguarda l’imputazione di un servizio, come ad esempio una consegna.

LE MODIFICHE SUCCESSIVE

Ora analizziamo il caso in cui la formazione del prezzo sia già avvenuta all’interno del database aziendale e il fornitore decida di cambiare il listino di un intero settore o famiglia di prodotti. Onde evitare di effettuare l’operazione articolo per articolo il software gestionale deve poter fornire due automatismi fondamentali:

-      aggiornamento automatico dei prezzi

-      importazione di un listino

Vediamo il dettaglio. Per poter operare un aggiornamento di prezzi relativi a prodotti di un reparto è necessario che in fase di codifica degli articoli ci sia stata l’attribuzione di ogni articolo a dei raggruppamenti merceologici che per il garden center si possono declinare nei tre seguenti: reparto, settore e famiglia. L’appartenenza delle referenze a tali raggruppamenti permette alla procedura gestionale di poter cambiare massivamente i prezzi, ad esempio di un intero reparto, in un'unica operazione che modifica e aggiorna il prezzo di vendita a partire da quello di acquisto, o dallo stesso prezzo di vendita, aggiungendo una percentuale. Ovviamente la funzione prevede anche l’arrotondamento del prezzo stesso al decimale più adeguato ad un’esposizione al pubblico.

Il secondo automatismo concerne invece la possibilità di importare un listino del fornitore all’interno del programma di gestione, sostituendo così i prezzi vecchi con quelli nuovi. Spesso infatti l’aggiornamento dei prezzi non vien effettuato in percentuale ma viene fornito come prezzo finito dall’azienda fornitrice, inibendo di fatto l’utilizzo della funzione di aggiornamento prezzi. E’ sufficiente che venga fornito l’intero listino con i codici prodotto, solitamente un file in formato foglio elettronico, e la procedura provvederà ad effettuare le associazioni tra il listino-file e il listino del database. In pratica si tratta di definire la corrispondenza tra i campi codice articolo del fornitore-codice articolo del garden e il prezzo di vendita del fornitore-prezzo di vendita del garden e così via fino a creare le condizioni per l’importazione. Effettuata l’operazione gli articoli appartenenti al raggruppamento oggetto della modifica avranno il nuovo prezzo di vendita modificato. Gli automatismi di una procedura gestionale sono indispensabili soprattutto per i gardenisti in quanto soddisfano la duplice esigenza di ridurre al minimo l’errore umano e di assecondare politiche di prezzo in continuo mutamento anche in relazione alla stagionalità del lavoro.