Software gestionale: costo o investimento?

 

E chi acquista la piattaforma software ne è consapevole. Ma il gestionale aziendale non è solo questo. Basti pensare al tempo risparmiato dal personale nell’esecuzione delle operazioni di routine come l’emissione dello scontrino, la creazione e l’esposizione di promozioni, l’aumento della clientela fidelizzata grazie all’impego di tessere fedeltà gestite dal sistema informatizzato. Spesso però, parlando con diversi operatori gardenisti, capita di non cogliere la comprensione del beneficio di lungo periodo derivante dall’impego di un software gestionale, a tal punto che per qualche imprenditore del verde l’acquisto di una piattaforma software di gestione rappresenta un mero costo da spesare nell’esercizio. Cerchiamo di fare chiarezza. Partiamo dalle definizioni.

 

COS’E’ UN SOFTWARE GESTIONALE

Il software gestionale (tratto da Wikipedia) rappresenta l'insieme dei software che automatizzano i processi di gestione all'interno delle aziende. Essi si dividono principalmente in macro gruppi:

  • Software di contabilità
  • Software per il magazzino (logistica in entrata e in uscita)
  • Software per la produzione
  • Software per la gestione della carta fedeltà
  • Software per il budgeting
  • Software di gestione ed analisi finanziaria

Ovviamente le realtà aziendali non sono tutte uguali, pertanto l’impego dei software sopra indicati varia in funzione del grado di esternalizzazione presente in azienda. Esemplificando basti pensare alla gestione della contabilità. Spesso in piccole entità aziendali la contabilità è delegata quasi esclusivamente alla figura del consulente commercialista, pertanto questo “modulo software” non è presente nel software gestionale installato nel sistema informatico del punto vendita. Un altro metodo di classificazione del software gestionale riguarda il livello di supporto all'interno di una struttura gerarchica aziendale. Sotto questo punto di vista individuiamo:

  • Software per il supporto operativo: software dedicato al supporto dei processi operativi ed agli scambi d'informazione orizzontale tra uno o più reparti dei processi produttivi (livello più basso della scala gerarchica aziendale). Ne sono un esempio tutti i software che vengono utilizzati direttamente dagli addetti del processo di produzione o del processo di vendita.
  • Software per il supporto direzionale: software dedicato al supporto di tutti i processi direzionali aziendali. Ottimizzazione degli scambi d’informazione dal livello più basso al livello più alto della scala gerarchica e viceversa. Un passaggio delle informazioni di questo tipo è detto verticale e riguarda informazioni di controllo e direzionali su un determinato processo produttivo. Un esempio sono i software che vengono utilizzati dai responsabili di un determinato processo per il controllo del numero dei prodotti venduti o, più in generale, per il controllo delle performance di processo.
  • Software per il supporto strategico: software dedicato al supporto delle decisioni strategiche. Questi software sono in grado di effettuare previsioni di performance sulla base di dati storici aziendali in modo da permettere una migliore scelta strategica da parte del management.

Pertanto un software gestionale risulta essere un “corpus” ben articolato di funzioni specifiche in grado di supportare a vari livelli i centri decisionali della realtà aziendale e del punto vendita, e non può essere ridotto ad un mero accessorio per fare etichette e stampare lo scontrino in automatico.

COSTO VS INVESTIMENTO

Un costo è una spesa che occorre sostenere per entrare in possesso di un bene o per usufruire di un servizio (tratto da Sabatini Coletti, Dizionario della Lingua Italiana). Solitamente il vantaggio che si ottiene è temporaneo e fine a se stesso. Per investimento si intende l'incremento dei beni capitali e l'acquisizione o la creazione di nuove risorse da usare nel processo produttivo per ottenere una maggior profitto futuro o per incrementare la propria soddisfazione personale attraverso l'impiego di un capitale iniziale, ottenuto a sua volta ricorrendo ai propri risparmi oppure a richieste di credito (prestito) presso istituti di credito (banche). Può riguardare sia un soggetto imprenditoriale nell'ambito della sua attività di impresa, sia un privato cittadino nell'incremento della sua qualità della vita (tratto da Wikipedia).  Da queste definizioni vediamo subito che la differenza sostanziale tra costo e investimento riguarda la possibilità di avere dei benefici a medio-lungo termine. E così è anche per il software gestionale. La scelta di acquistare una piattaforma gestionale è una scelta di investimento, in quanto i benefici che apporterà sono molteplici e riguardano diverse aree funzionali del punto vendita. Ma cosa si acquista esattamente. Quando un punto vendita garden center acquista un software gestionale in realtà sta acquistando una licenza d’uso, non trasferibile ad altri, che gli dà il diritto di utilizzare le funzionalità del programma.

IL RITORNO DELL’INVESTIMENTO: I BENEFICI A LUNGO TERMINE

Per quanto riguarda i benefici che si ottengono individuiamo le seguenti aree di influenza:

  • riduzione dell’impiego del personale per le operazioni ripetitive
  • velocizzazione del processo di vendita alla cassa
  • recupero inefficienze operative
  • aumento delle quote di mercato

Il primo dei vantaggi evidenti riguarda il risparmio di tempo che si ottiene dalle mansioni ripetitive. Eliminare le lungaggini di una fatturazione manuale, risparmiare tempo nella produzione di etichette e cartelli da esposizione sono solo alcuni aspetti dai quali ci si può aspettare una riduzione degli sprechi di tempo, riorganizzando il lavoro del personale stesso che ha più tempo da impiegare per mansioni più specializzate all’interno del punto vendita. Il secondo è un punto piuttosto nevralgico per la maggior parte degli imprenditori dei centri giardinaggio. Una postazione cassa deve essere un esempio di efficienza: il cliente alla fine del percorso d’acquisto deve poter svolgere in tranquillità e senza troppa attesa le operazioni di pagamento di ciò che ha acquistato. E ciò è possibile solo se il gestionale è in grado di acquisire rapidamente i prezzi relativi ai prodotti e prontamente emettere lo scontrino. La terza categoria di vantaggi coinvolge il controllo di gestione. Se è vero che il software gestionale permette di automatizzare alcune funzioni logistiche è pur vero che i dati di acquisto e di vendita raccolti nel database aziendale devono servire ad elaborazioni statistiche successive. Capire l’andamento di un reparto, quanto fattura, qual è il costo del venduto, l’indice di rotazione sugli scaffali, ecc., sono tutte aree di possibili interventi migliorativi e soprattutto servono per rimodulare obiettivi ed eliminare merceologie dai risultati economici deludenti. Infine il programma gestionale mediante il modulo che gestisce le carte fedeltà è essenziale nell’acquisizione di nuovi clienti e nel consolidamento di quelli attuali. Un software specifico che cataloga i clienti per categorie socio-demografiche o per interessi è in grado di fornire informazioni dettagliate per costruire delle azioni promozionali adhoc al fine di creare un interesse continuativo nei confronti del punto vendita e della sua insegna. Quindi i vantaggi e i ritorni economici risultano evidenti nel medio-lungo periodo tanto da attribuire all’acquisto del software gestionale la qualifica di investimento. Questo è maggiormente vero nel contestuale momento di perturbazione economico-sociale che stiamo vivendo. Investire in una piattaforma software gestionale non solo non è da considerarsi un mero costo, ma diventa un cardine fondamentale per controllare a fondo l’attività del punto vendita e cogliere l’occasione per eliminare le inefficienze di costo che in tempi rosei non verrebbero neanche prese in considerazione.